Privacyverklaring GVE Vets

Indien u zich aanmeldt bij onze praktijk, ons verzoekt uw dier te behandelen, of per e-mail, telefoon of schriftelijk met de praktijk contact opneemt, verzamelen en verwerken we persoonsgegevens van u.
We begrijpen hoe belangrijk het is om zorgvuldig om te gaan met de door u verstrekte Persoonsgegevens. Daarom beschrijven we in deze verklaring welke Persoonsgegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen, hoe we ze gebruiken en hoelang we ze bewaren.

Hoe we uw Persoonsgegevens gebruiken

We verwerken uw Persoonsgegevens voor zover dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u voor het verlenen van diergeneeskundige diensten. Dit houdt in dat we uw Persoonsgegevens gebruiken voor het leveren van onze producten en diensten aan u en het sturen van informatie over de diensten die we u verlenen, met inbegrip van herinneringen voor afspraken en vaccinaties. U kunt in sommige gevallen kiezen of u die berichten per post, e-mail of sms wilt ontvangen. Indien u de wijze waarop u Serviceberichten ontvangt wilt wijzigen, kunt u contact opnemen met één van onze medewerkers.

Welke Persoonsgegevens verzamelen we?	Waarom verzamelen we ze?
Naam	Om u te kunnen identificeren en onze communicatie met u te personaliseren.
Adres	Om u te kunnen identificeren, uw dier aan te melden bij onze praktijk, u rechtstreeks herinneringen, correspondentie en informatie over onze dienstverlening en dierengezondheidsonderwerpen te sturen.
Email-adres	Om contact met u te kunnen opnemen over uw dier, herinneringen te sturen voor afspraken, vaccinaties, behandelingen tegen vlooien of wormen en/of correspondentie te sturen over onze dienstverlening en dierengezondheidsonderwerpen.
Mobiel telefoonnummer/Telefoonnummer	Om contact met u te kunnen opnemen over uw dier, herinneringen te sturen voor afspraken, vaccinaties, behandelingen tegen vlooien of wormen en/of correspondentie te sturen over onze dienstverlening en dierengezondheidsonderwerpen.
Geboortedatum	Indien er in een uitzonderlijke situatie een betalingsovereenkomst wordt afgesloten.
BSN nummer	Indien er in een uitzonderlijke situatie een betalingsovereenkomst wordt afgesloten.
Locatie-informatie (zoals een postcode)	Om u te kunnen informeren als we op de hoogte zijn van problemen met dierengezondheid in uw omgeving.
Gegevens van uw bank, bankpas of creditcard	Om betalingen te kunnen ontvangen voor de diensten die we verlenen, indien van toepassing.
Polisnummer verzekering	Om contact te kunnen opnemen met de aanbieder van uw zorgverzekering voor dieren, indien van toepassing.

Voor het correct uitvoeren van de overeenkomst of dienstverlening vertrouwen wij op de juistheid van de ons bekende gegevens. Indien uw gegevens wijzigen, verzoeken wij u ons daarover te informeren. Onze medewerkers vragen u met regelmaat te bevestigen dat uw gegevens nog up-to-date zijn.

Informatie over veterinaire zorg, diensten en services

In aanvulling op onze contractuele diensten willen we uw Persoonsgegevens graag met uw toestemming verwerken zodat we u informatie kunnen sturen over andere beschikbare producten en diensten, die naar ons oordeel voor u interessant zouden kunnen zijn. Er wordt om toestemming gevraagd als u zich aanmeldt bij de praktijk en we werken die toestemming regelmatig bij. U kunt zich op ieder moment bedenken en uitschrijven of inschrijven. Neem hiervoor contact op met onze praktijkmedewerkers of maak gebruik van de links in de marketing e-mails die u ontvangt.
Ook kan de praktijk u persoonlijke herinneringen sturen voor het gebruik van services of het afnemen van producten. 

Bewaren van Persoonsgegevens

Wij bewaren uw Persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uitgangspunt is dat wij uw Persoonsgegevens bewaren conform de fiscale bewaartermijn van minimaal 7 jaar. Tenzij op grond van de wet, andere regelgeving of vanwege gerechtvaardigde belangen een langere bewaartermijn van uw Persoonsgegevens verplicht of aangewezen is.

Uw Persoonsgegevens delen

In bepaalde situaties moeten we uw Persoonsgegevens delen om ervoor te zorgen dat we u diensten kunnen verlenen, aan een wettelijke verplichting voldoen, betalingen kunnen ontvangen of met uw verzekeraar kunnen corresponderen. In ieder geval delen we alleen de voor dat doel noodzakelijke gegevens en we doen dit uitsluitend in verband met het vermelde doel. Iedere derde is verplicht om vergelijkbare gegevensbeschermingsmaatregelen te treffen en volledig te voldoen aan de voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Met wie delen we gegevens?	Welke gegevens delen we?	Waarom delen we die informatie?
Instanties naar wie we doorverwijzen	Uw naam	Wanneer we een dier verwijzen naar een ziekenhuis of specialist, moeten we de betreffende informatie delen voor het maken van afspraken en het uitvoeren van onderzoeken, behandelingen en dienstverlening.
	Uw adres
	Uw e-mailadres
	(Mobiel) telefoonnummer
Leveranciers, laboratoria en dierencrematorium	Uw naam	Om afspraken te kunnen maken voor onderzoeken, behandelingen en dienstverlening en namens u uitslagen te verkrijgen.
	Uw adres
Uw verzekeraar	Polisnummer verzekering	Om toestemming te kunnen verkrijgen voor het op hun kosten uitvoeren van bepaalde onderzoeken en behandelingen. En om betaling te regelen voor verrichte onderzoeken en behandelingen.
	Uw naam
	Uw adres
Banken en betalingsdienstaanbieders	Uw naam	Om betalingen te kunnen verzorgen voor afspraken, dienstverlening, behandelingen en geleverde producten. En om terugbetalingen te doen.
	Uw bankrekeningnummer
	Uw adres
	Uw e-mailadres
Kredietinformatie- en fraudepreventiebureaus	Uw naam	We delen eventueel uw Persoonsgegevens met kredietinformatie- en fraudepreventiebureaus en verkrijgen van hen eventueel informatie over u.
	Uw adres
	(Mobiel) telefoonnummer
	Uw e-mailadres
	Uw geboortedatum
Incassobureaus	Uw naam	Indien u achterloopt met betalingen voor door ons geleverde diensten, kunnen we een incassobureau inschakelen om namens ons het verschuldigde bedrag bij u te innen.
	Uw adres
	(Mobiel) telefoonnummer
	Uw e-mailadres
	Uw BSN nummer
	Uw geboortedatum
	Uw openstaande betalingen
E-mailproviders, drukkerijen en mailingbedrijven	Uw naam	Om u herinneringen te kunnen sturen en administratieve informatie over hoe we diensten aan u verlenen, informatie over dierengezondheidsonderwerpen die voor u van belang zijn en marketingcommunicatie indien u met de ontvangst daarvan heeft ingestemd.
	Uw adres
	Uw e-mailadres
Handhavings- en toezichthoudende instanties	Uw naam	Indien we een schriftelijk verzoek van een handhavings- of toezichthoudende instantie ontvangen, kan het zijn dat we uw Persoonsgegevens moeten verstrekken.
	Uw adres
	Uw e-mailadres
	(Mobiel) telefoonnummer
	Locatie-informatie
	Gegevens van uw bank, bankpas of creditcard
	Polisnummer verzekering
GVE Vets	Uw naam	Om onze Praktijken administratieve en ondersteunende diensten te kunnen bieden om ervoor te zorgen dat u de best mogelijke zorg krijgt.
	Uw adres
	Uw e-mailadres
	(Mobiel) telefoonnummer
	Locatie-informatie
	Gegevens van uw bank, bankpas of creditcard
	Polisnummer verzekering
Boehringer Ingelheim Limited	Uw naam	Om u ACTH-onderzoek (adrenocorticotropic hormone) te kunnen aanbieden zonder dat daarvoor kosten bij u in rekening worden gebracht, vragen we uw toestemming om uw Persoonsgegevens te delen als onderdeel van het programma ‘Praten over Laminitis’. Indien u uw Persoonsgegevens niet wilt delen, kunt u dat aan één van onze praktijkmedewerkers laten weten.
	Uw e-mailadres
Wisselen van praktijk	Uw naam	Indien u besluit over te stappen naar een nieuwe praktijk, verstrekken we de nieuwe praktijk slechts op uw verzoek een afschrift van de dossiergegevens van uw dier.
	Uw adres
	Uw e-mailadres
	Mobiel telefoonnummer
	Telefoonnummer

Behalve in de gevallen zoals hierboven vermeld, gaan we zonder uw voorafgaande toestemming niet over tot overdracht van uw Persoonsgegevens aan een andere persoon of een ander bedrijf.

 

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand. Deze wordt bij het eerste bezoek aan onze website opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken, zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.
We maken gebruik van GA4 waarbij IP-adressen automatisch geanonimiseerd worden. Er is een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten.
Cookies worden correct geplaatst via een cookiebanner. Bezoekers van de website kunnen zoals wettelijk vereist hun voorkeuren instellen. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Cookies worden alleen geladen ná toestemming, als dat van toepassing is. 

Uw gegevens beveiligen

We erkennen het belang van het beschermen van uw Persoonsgegevens. We maken gebruik van beveiligingsmaatregelen en beveiligingsrichtlijnen om te voorkomen dat uw Persoonsgegevens verloren gaan, worden gebruikt of worden ingezien zonder onze toestemming. De toegang tot uw Persoonsgegevens wordt beperkt tot degenen die dit voor hun werk echt nodig hebben. Degenen die uw gegevens verwerken, doen dit alleen volgens de regels en voor hen geldt een geheimhoudingsplicht.
We beschikken ook over procedures voor afhandeling van vermoede inbreuken op gegevensbeveiliging. We informeren u en de toezichthouder over een vermoede inbreuk op gegevensbeveiliging wanneer we daar wettelijk toe verplicht zijn.

Gegevenslocatie
Uw klantgegevens worden door Microsoft opgeslagen binnen de Europese Unie. 

(Telefonische) gespreksopnamen

(Telefonische) gesprekken kunnen, uitsluitend ter ondersteuning van de diergeneeskundige zorg en het verbeteren van de efficiëntie, worden opgenomen en verwerkt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

 

Opnamen Voice-to-tekst / AI

Ter ondersteuning van de diergeneeskundige zorg en het verbeteren van de efficiëntie, kan de dierenartsenpraktijk gebruik maken van voice-to-text / AI. Dit is een geavanceerd softwaresysteem op basis van kunstmatige intelligentie, ontworpen om de veterinaire professional te assisteren bij het samenvatten, structureren en analyseren van medische informatie, zoals de inhoud van consultgesprekken en patiëntgegevens. Het gebruik van dit softwaresysteem is een hulpmiddel. De dierenarts blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor de medische diagnose, het behandelplan en alle overige diergeneeskundige beslissingen. De door het softwaresysteem gegenereerde informatie dient uitsluitend ter ondersteuning en vervangt op geen enkele wijze het professionele oordeel van de dierenarts.

• Gespreksopnamen

In de wachtkamer en/of behandelkamer wordt duidelijk kenbaar gemaakt dat gesprekken kunnen worden opgenomen met behulp van voice-to-text/AI. Deze opnamen worden uitsluitend gemaakt in het kader van kwaliteitsdoeleinden, waaronder begrepen:

• kwaliteitsbewaking en -verbetering;
• interne evaluatie van dienstverlening;
• opleiding, supervisie of intercollegiale toetsing binnen de praktijk.

De gespreksopnamen worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden en niet verstrekt aan derden, behoudens een wettelijke verplichting.

• Rechtsgrond

De verwerking van gespreksopnamen vindt plaats op basis van:

• toestemming van de cliënt, en/of
• de gerechtvaardigde belangen van de praktijk om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen, waarbij de privacybelangen van cliënten zorgvuldig worden afgewogen.

Indien de cliënt bezwaar maakt tegen het opnemen van het gesprek, worden geen geluidsopnamen gemaakt en heeft dit geen nadelige gevolgen voor de dienstverlening.

• Soorten persoonsgegevens

Bij het opnemen van gesprekken kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• stemgeluid;
• inhoud van het gesprek;
• indirect herleidbare persoonsgegevens die tijdens het gesprek worden gedeeld.

De praktijk verwerkt geen gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de genoemde doeleinden.

• Bewaartermijn

Gespreksopnamen worden zorgvuldig en beveiligd opgeslagen en uiterlijk binnen 2 jaar na opname verwijderd, tenzij een kortere bewaartermijn wenselijk of wettelijk vereist is.

•  Beveiliging en vertrouwelijkheid

De praktijk treft passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van persoons- en patiëntgegevens te garanderen. De gespreksopnamen zijn uitsluitend toegankelijk voor daartoe bevoegde personen binnen de praktijk en worden alleen voor intern gebruik aangewend.

Alle gegevens die door het softwaresysteem worden verwerkt, worden strikt vertrouwelijk behandeld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

• Gebruik van voice-to-text / AI

Voor het opnemen en opslaan van gesprekken maakt de praktijk gebruik van een software aanbieder van voice-to-tekst/AI. Met hen is een verwerkersovereenkomst gesloten, waarin is vastgelegd dat de software aanbieder voldoet aan de AVG-vereisten met betrekking tot gegevensbescherming en beveiliging.

• Rechten van betrokkenen

Cliënten hebben op grond van de AVG de volgende rechten:

• recht op inzage;
• recht op correctie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar;
• recht op intrekking van toestemming.

Een verzoek kan worden ingediend via dataprotectie@gvevets.com. De praktijk reageert uiterlijk binnen één maand op een verzoek.

Uw rechten

U heeft het recht om uw Persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens door ons en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de Persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw Persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw Persoonsgegevens sturen naar de praktijk. 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Wanneer u klachten heeft over de verwerking van uw Persoonsgegevens door ons, dan horen wij dat natuurlijk graag. We verzoeken u in dat geval met ons contact op te nemen. Samen zullen we dan naar een oplossing kijken. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl, telefoonnummer 088-1805 250).

We herzien ons privacybeleid regelmatig en we publiceren eventuele updates in de praktijk of op deze website. Dit privacybeleid is voor het laatste geactualiseerd op 31 maart 2026.

Contact met ons opnemen

De verwerkingsverantwoordelijke van gegevens is GVE Vets. Neem gerust contact met ons op als u vragen heeft over ons privacybeleid of over de gegevens die we van u hebben. Dit kan per e-mail naar dataprotectie@gvevets.com of door ons te schrijven op GVE Vets, t.a.v. Dataprotectie, Postbus 176, 8300 AD Emmeloord.